Ob interne Besprechungen oder Meetings mit Kunden – Videokonferenzen haben sich endgültig durchgesetzt. Damit Sie in diesen Meetings genauso professionell auftreten wie in Präsenzmeetings, hier 8 Tipps, die Ihnen aufzeigen worauf es ankommt.

Die praktische Möglichkeit, per Videokonferenzen Besprechungen abzuhalten, wurde bei uns viel zu wenig genutzt.

In Zeiten mit Reisebeschränkungen und Homeoffice sind Online-Meetings im Arbeitsalltag plötzlich zu einem wichtigen Kommunikationsweg geworden. Nach dem Überwinden einiger technischer Schwierigkeiten werden Videokonferenzen werden immer beliebter.

Ich bin schon lange ein Fan von dieser Art der Kommunikation und Zusammenarbeit. Deshalb biete ich meine Businessknigge-Seminare jetzt auch online an.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Anstatt zeitraubende, stressige Dienstreisen anzutreten, lassen sich viele Besprechungen auch online abhalten. Aufwändige Reisevorbereitungen fallen weg. Sie brauchen keine freien Flüge und Unterkünfte sowie Mietwagen und was sonst noch alles  bei einer Geschäftsreise zu beachten ist. Teilnehmende aus allen Ecken dieser Welt können sich auf diesem Weg schnell und unkompliziert austauschen. Das spart Zeit, Geld und Nerven.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie anders als bei einem Telefonat Ihren Gesprächspartner sehen. So haben Sie die Möglichkeit, seine Stimmung auch an seiner Mimik und Körpersprache abzulesen.

Der Nachteil: Manch einer meint, dass im Rahmen eines Online-Meetings andere Umgangsformen wie bei einem realen Meeting gelten.

Ob Sie nun im Homeoffice eine Videokonferenz abhalten oder im Büro – Ziel sollte es sein, einen positiven Gesamteindruck zu hinterlassen. Dieser Eindruck hängt von unterschiedlichen Faktoren ab:

• wie ein Raum eingerichtet ist
• ob es ordentlich oder chaotisch ist
• wie Sie gekleidet und zurecht gemacht sind

Die Atmosphäre, in der die Konferenz stattfindet, beeinflusst den Verlauf und den Erfolg des Meetings.

Ich habe für Sie die 8 wichtigsten Tipps zusammengestellt.

Beginnen wir mit der Organisation einer Videokonferenz.

Tipp Nr. 1: Bereiten Sie als Gastgeber die Konferenz optimal vor

Formulieren Sie einen netten, persönlichen Begleittext, mit dem Sie die Einwahldaten verschicken, anstatt auf den vorgegebenen, unpersönlichen Text des Anbieters zurück zu greifen. Überprüfen Sie ob die Einwahldaten funktionieren. Schicken Sie mit der Mail eine aussagekräftige Agenda. So haben alle Teilnehmenden einen Leitfaden und starten gut vorbereitet ins Meeting.

Schicken Sie am besten gleich eine Anleitung mit, wie die Teilnehmenden sich einloggen oder einwählen und welche Funktionen ihnen während des Meetings zur Verfügung stehen.

Dies gilt sowohl für den Gastgeber als auch für die weiteren Teilnehmenden:

• Legen Sie Notizpapier und Stift zurecht, damit Sie sich während des Gesprächs handschriftliche Notizen machen können. Das Klappern der Tastatur verstärkt sich für Ihre Zuhörer und ist unangenehm im Ohr.

  Sagen Sie ruhig, dass Sie etwas mitschreiben, damit die anderen Teilnehmenden wissen, dass Sie noch bei der Sache sind.

• Bereiten Sie sich gut auf das Meeting vor. Sie sammeln auf jeden Fall Pluspunkte, wenn Sie den Sachverhalt genau kennen. Sie können gezielt nachfragen und Ihren Standpunkt sicher darlegen. Unvorbereitet Teilnehmende halten die anderen auf. Das Meeting zieht sich unnötig in die Länge, da immer wieder Nachfragen und Erklärungen nötig sind.

Tipp Nr. 2: Überprüfen Sie Technik, Ton und Bild rechtzeitig

Wenn Sie einen Firmenrechner benutzen, ist es möglich, dass Sie nur bestimmte Dienste nutzen dürfen. Klären Sie vorher ab, welche Dienste erlaubt sind. Und schauen Sie, ob Software auf dem aktuellen Stand ist. Sie machen einen unorganisierten Eindruck, wenn Sie während der Konferenz erst noch die Software aktualisieren müssten.

Wie ist die Bild- und Tonqualität? Testen Sie den Kamerawinkel. Eine zu hoch, zu niedrig oder zu nah positionierte Kamera verzerrt Ihr Gesicht. Am besten positionieren Sie die Kamera auf Augenhöhe. Sorgen Sie dafür, dass der Raum und Sie gut ausgeleuchtet sind. Setzen Sie sich am besten gegenüber von Ihrem Fenster. Licht von oben oder unten wirft unvorteilhafte Schatten auf Ihr Gesicht. 

Für eine natürliche Ansicht sollte Ihr Oberkörper bis zur Brust sichtbar sein.

 

Benutzen Sie am besten ein Headset. Die anderen verstehen Sie besser und es verhindert Rückkopplungen. Das Mikrofon braucht etwas Abstand zum Mund, sonst hört man jeden Atemzug von Ihnen verstärkt, so ähnlich wie bei Darth Vader.

Falls kein Moderator für das Meeting eingesetzt wurde, nutzen Sie die Stummschaltung (Mute-Funktion) immer, wenn Sie längere Zeit zuhören. Das verringert Nebengeräusche, wie etwa den Büro-Smalltalk der Kollegen. Und denken Sie daran, die Stummschaltung aufzuheben, wenn Sie sprechen möchten. Sonst geht möglicherweise Ihr Beitrag verloren. 

Und hier die Knigge-Empfehlungen für eine erfolgreiche Video-Konferenz:

Tipp Nr.: 3 Passendes Outfit wählen und Ordnung im Hintergrund halten

Video (videre) heißt „ich sehe“. Und Sie werden auch gesehen. Ziehen Sie sich geschäftsmäßig an und räumen Sie Ihr Büro auf.

Gerade im Home-Office neigen viele dazu, sich im Jogginganzug an den Arbeitsplatz zu setzen. Denken Sie daran, dass Ihre Kleidung auch Ihre Arbeitshaltung beeinflusst. Es reicht auch nicht, oben ein Hemd zu tragen und unten eine Jogginghose. Vielleicht müssen Sie während des Gesprächs aufstehen, um etwas zu holen. Wie sähe das aus?

Achten Sie ebenso auf einen ordentlichen Hintergrund. Zumindest alles, was Ihre Kamera erfasst, muss aufgeräumt und sauber sein. In einem ordentlichen Büro arbeitet es sich sowieso sehr viel konzentrierter.

Sollten Sie immer im Homeoffice arbeiten oder sehr häufig Videokonferenzen durchführen, bieten sich auch mobile Hintergründe, wie sie in Fotostudios verwendet werden an.

Tipp Nr. 4: Seien Sie pünktlich

Erscheinen Sie aus Respekt und Rücksicht genau wie bei realen Meetings rechtzeitig zur Video-Konferenz. Das gilt sowohl für interne als auch für externe Treffen. Bei einigen Onlinemeeting-Tools gibt es sogenannte Wartezimmer für die Teilnehmenden, die sich schon vor Beginn zuschalten. Der früheste Zeitpunkt des Eintretens lässt sich ganz einfach bestimmen. Sind Sie Gastgeber des Online-Meetings, sollten Sie sich zu diesem Zeitpunkt zuschalten. So können Sie nach und nach alle Teilnehmenden begrüßen und zum „Aufwärmen“ schon ein paar persönliche Worte wechseln.

Tipp Nr. 5: Moderieren Sie das Meeting, wenn Sie dazu eingeladen haben

Wie bei einem realen Meeting, gilt es auch online, die Diskussionskultur einzuhalten. Bei mehr als zwei Teilnehmern empfehle ich, dass der Moderator alle Mikrofone stumm schaltet, damit nicht alle durcheinander sprechen beziehungsweise unsicher sind, wann und ob sie etwas sagen sollen. Außerdem minimiert dies die Nebengeräusche aus den jeweiligen Räumen.

Jeder hat die Möglichkeit, mit Stickern ein Handzeichen zu geben oder im Chat zu schreiben, dass er etwas beitragen möchte. Der Moderator schaltet dann immer das entsprechende Mikrofon frei. Und er kann auch einem anderen Teilnehmenden die Moderatorenfunktion übertragen.

Tipp Nr. 6: Halten Sie Blickkontakt

Betrachten Sie die Videokonferenz wie ein persönliches Treffen. Beim persönlichen Gespräch gehört es zu den wichtigsten Umgangsformen, sein Gegenüber ins Gesicht zu schauen. Dies gilt selbstverständlich auch für das virtuelle Gespräch.

Um das zu erreichen, platzieren Sie die Kamera am besten auf Augenhöhe. Mit ein bisschen Herumspielen klappt das gut. Schauen Sie in die Kamera anstatt auf das Gesicht Ihres Gesprächspartners im Bildschirm. So entsteht der Eindruck, dass Sie ihm in die Augen schauen. Je weiter weg Sie den Bildschirm positionieren, umso weniger müssen Sie mit Ihren Augen hin und her wandern. Finden Sie rechtzeitig den richtigen Kamerawinkel und Abstand des Bildschirms.

Tipp Nr. 7: Schenken Sie den anderen Teilnehmenden Ihre volle Aufmerksamkeit

Hören Sie aufmerksam zu und lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das Meeting. Auch virtuell merken die anderen Teilnehmenden schnell, dass Sie etwas anderes machen.

Lassen Sie bitte, bitte auch Ihr Smartphone und Tablet in der Tasche. Es ist ausgesprochen unhöflich, während eines Meetings nebenbei Mails zu bearbeiten oder zu chatten. Außerdem verpassen Sie die wichtigen Punkte, denn niemand kann zwei verschiedene Sachverhalte gleichzeitig fehlerfrei bearbeiten und verstehen.

Tipp Nr. 8: Bereiten Sie die Videokonferenz nach

Haben Sie als Gastgeber des Online-Meetings fungiert, schicken Sie nach dem Meeting eine persönlich gehaltene Mail an alle, und bedanken Sie sich für die Teilnahme und die konstruktive Zusammenarbeit. Fertigen Sie auch ein Kurzprotokoll mit den wichtigsten Punkten an, und schicken Sie es mit dieser Mail. Solche wertschätzenden Gesten sind der Kitt, der Kunden bindet und Kollegen motiviert. Sie machen Eindruck, begeistern Ihre Kunden und sorgen für eine gutes Arbeitsklima

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren Meetings.

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